11 okt Tijdig ter hand stellen van je inkoopvoorwaarden
Het hebben van goede algemene (inkoop)voorwaarden is op zich zelf niet genoeg om daar een beroep op te kunnen dan als gebruiker van de voorwaarden. Je zult de algemene voorwaarden op een juiste wijze van toepassingen dienen te verklaren op de overeenkomst. Twee zaken zijn daarbij volgens de wet van belang:
- De algemene (inkoop)voorwaarden dienen tijdig ter hand gesteld te zijn door de partij die deze gebruikt.
- De algemene (inkoop)voorwaarden die door een partij aan de andere partij als eerste ter hand zijn gesteld zijn van toepassing. Het is dus niet mogelijk dat er twee sets van toepassing zijn.
Hof Den Haag boog zich recent over deze materie. De casus was als volgt. Afnemer gaat met Sibo een aannemingsovereenkomst aan. Afnemer bevestigt deze overeenkomst per brief (opdrachtbevestiging) met op de achterzijde haar inkoopvoorwaarden. De vraag is nu of die voorwaarden de overeenkomst ook daadwerkelijk beheersten.
Oordeel van het Hof Den Haag
Dat antwoord moet ontkennend worden beantwoord. Het Hof overweegt in rechtsoverweging 3.2. als volgt:
“In de stellingen en stukken is geen eerder moment gesteld waarop [geïntimeerde] van de algemene voorwaarden en de mogelijke toepasselijkheid daarvan heeft kunnen kennis nemen dan het moment waarop hij de brief van 26 maart 1996 ontving. Deze brief hield de bevestiging van de opdracht door Sibo in. Door pas bij deze bevestiging naar de algemene voorwaarden te verwijzen en deze ter hand te stellen, zijn deze voorwaarden niet overeengekomen. Immers, met de bevestiging door Sibo was de overeenkomst rond en kon [geïntimeerde] niet meer bij de totstandkoming van de overeenkomst de wil uiten om de algemene voorwaarden wel of niet te aanvaarden. De rechtbank heeft terecht overwogen dat de algemene voorwaarden van Sibo niet toepasselijk zijn.”
Conclusie is hier dat de inkoopvoorwaarden van afnemer niet van toepassing waren omdat deze niet tijdig ter hand waren gesteld. En dat was voor Afnemer een dure fout in dit geval.
Lees hier het volledige arrest.
Hoe inkoopvoorwaarden van toepassing verklaren
De beste manier hier was geweest om bij de uitvraag (RFP, RFQ, aanvraag voor offerte) duidelijk te maken dat de inkoopvoorwaarden van toepassing zijn. Bij de uitvraag dien je de de inkoopvoorwaarden dan ook ter hand te stellen. Je bent dan ook als eerste met het inbrengen van een set (zie bullet twee hierboven).
Bij de opdrachtbevestiging moet je duidelijk formuleren dat de op de opdracht de inkoopvoorwaarden van toepassing zijn (noem daarbij de titel van de set, de versie en datum van totstandkoming van de set). Dat alle andere algemene voorwaarden van andere partij van de hand worden gewezen. En dat andere partij verklaart de inkoopvoorwaarden inderdaad te hebben ontvangen (om te voorkomen dat je een negatief feit dient te bewijzen).
Tot slot: vraag de opdrachtbevestiging ondertekend terug!